Introducción Universitaria

El diseño de sistemas de información efectivos comienza con la comprensión clara de cómo funciona una organización. Los procesos de negocio representan la estructura real de las actividades, decisiones y flujos que permiten a una empresa cumplir sus objetivos. En este contexto, la Gestión de Procesos de Negocio, conocida como BPM, proporciona un enfoque disciplinado para identificar, analizar, documentar y mejorar estos procesos.
Esta guía académica presenta los fundamentos del modelamiento de procesos de negocio y el uso de BPMN como estándar gráfico, alineado con la formación universitaria en ingeniería de sistemas y análisis de sistemas de información.

En esta sesión se abordan cuatro ejes, todos conectados:

• Procesos de negocio y su clasificación.

• Business Process Management (BPM) como disciplina de gestión.

• Modelado BPM como herramienta visual y de mejora.

• BPMN como notación estándar para representar procesos.

Procesos de Negocio

Un proceso de negocio se define como un conjunto de actividades coordinadas que buscan resolver un problema o alcanzar un objetivo específico dentro de una organización. Estas actividades pueden involucrar personas, tecnologías, datos y recursos físicos.
Desde la perspectiva de los sistemas de información, comprender los procesos es fundamental, ya que los sistemas deben adaptarse a ellos y optimizarlos, no imponer estructuras ajenas a la operación real.

Clasificación de los Procesos de Negocio

— Procesos Core

Los procesos core son aquellos que agregan valor directo al cliente. Constituyen el centro de la operación de la organización y están directamente relacionados con su misión. Suelen ser medibles en términos de calidad, tiempo y eficiencia, lo que permite su mejora continua.

Características principales:

• Agregan valor directo al producto o servicio final.

• Constituyen el centro de la operación.

• En muchos casos, implican interacción directa con el cliente o usuario final.

• Son medibles y optimizables (eficiencia, calidad y efectividad), orientados a mejora continua.

Ejemplos (según sesión):
Fábrica de autos (diseño, ensamblaje, control de calidad, distribución), hospital (admisión, diagnóstico, cirugías/tratamientos, alta y seguimiento), universidad (admisión, desarrollo y entrega de cursos, evaluación y calificación, conferimiento de títulos), e-commerce (selección de productos, inventario, compra web, logística), empresa de software (desarrollo, mantenimiento, soporte al cliente).

— Procesos de Soporte

Los procesos de soporte no agregan valor directo al producto o servicio final, pero son indispensables para el correcto funcionamiento de los procesos core. Actúan como facilitadores y suelen ser transversales a varios departamentos.

Características principales:

• No agregan valor directo, pero son esenciales.

• Son facilitadores del funcionamiento organizacional.

• Son transversales: afectan a múltiples áreas.

• Son indispensables: fallas en soporte impactan procesos operativos y, por tanto, al negocio.

Ejemplos (según sesión):
Reclutamiento y talento, compras y proveedores, mantenimiento de instalaciones, mantenimiento de aeronaves, programación de tripulación, limpieza y mantenimiento, capacitación, auditoría interna, gestión de riesgos y cumplimiento normativo.

— Procesos de Gestión

Los procesos de gestión se orientan a la estrategia organizacional. Incluyen la planificación, la toma de decisiones y la asignación de recursos. Su impacto es transversal y generalmente involucra a los niveles directivos.

Características principales:

• Orientados a estrategia y objetivos de largo plazo.

• Involucran toma de decisiones con impacto sostenido.

• Se realizan en niveles altos de la organización.

• Tienen impacto transversal: afectan a toda la organización.

Ejemplos (según sesión):
Planificación estratégica, cartera de proyectos, gobernanza, definición de misiones y campañas, evaluación de impacto, planificación urbanística, distribución presupuestal, políticas institucionales, comités éticos y acreditación de calidad.

Tabla académica comparativa

Business Process Management (BPM)

BPM es una disciplina que integra la identificación, el diseño, la documentación, la implementación, el monitoreo y el control de los procesos de negocio. Su objetivo es lograr una mejora continua y consistente en la eficiencia y la efectividad organizacional.
Desde este enfoque, los procesos son considerados activos que deben ser gestionados, desarrollados y alineados con los objetivos estratégicos.

Recuadro Pedagógico

• Principios Fundamentales de BPM
• Enfoque en el cliente
• Orientación a los procesos
• Mejora continua
• Participación y colaboración
• Automatización y tecnología
• Medición y análisis
• Flexibilidad y agilidad
• Gestión del cambio

Modelado de Procesos de Negocio

El modelado BPM es una herramienta que permite representar visualmente los procesos organizacionales. Esta representación facilita la comprensión, el análisis y la optimización de las actividades.
Además, permite identificar cuellos de botella, redundancias e ineficiencias, y sirve como base para proyectos de automatización y transformación digital.

— Elementos Comunes del Modelado

Actividades

Roles

Flujos de trabajo

Decisiones

Datos

Eventos

Notación BPMN

BPMN es un estándar gráfico desarrollado para proporcionar una notación clara y comprensible por todos los actores de negocio, incluyendo analistas, desarrolladores y gerentes.
Su objetivo es facilitar la comunicación entre áreas técnicas y no técnicas mediante un lenguaje visual común.

— Categorías de Elementos BPMN

Flujos de control

Eventos

Actividades

Conectores

Beneficios del Uso de BPMN

El uso de BPMN permite representar procesos simples y complejos de manera escalable. Facilita la estandarización, la automatización y la mejora continua. Además, los diagramas pueden actualizarse fácilmente para reflejar cambios en la organización o en el entorno empresarial.

Ejemplo Resuelto: Sistema de Delivery

En un sistema de delivery, el proceso puede iniciar con un evento de inicio cuando el cliente realiza un pedido. A continuación, se ejecuta una tarea de validación del pedido, seguida de una decisión que determina si hay stock disponible.
Si el stock existe, el proceso continúa con la preparación y entrega del pedido. Si no, se notifica al cliente y el proceso finaliza.
Este flujo puede representarse claramente mediante BPMN usando eventos, tareas, puertas de enlace y flujos de secuencia.

Autoevaluación

¿Qué diferencia existe entre un proceso core y uno de soporte?

¿Por qué BPM considera los procesos como activos organizacionales?

¿Cuál es el propósito principal de BPMN?

Identifica los cuatro tipos de elementos BPMN.

Explica cómo el modelado BPM apoya la transformación digital.